blogs header background

Как провести успешную деловую виртуальную встречу?

Технология веб-конференций дает организациям возможность проводить удаленные встречи. Виртуальные встречи недорого стоят, а также экономят время и ресурсы.

Несмотря на количество неудачных виртуальных встреч, которые вы посетили, успешной легко добиться с небольшой подготовкой. Если все сделано правильно, виртуальные встречи имеют ряд преимуществ:

  • Вы можете использовать функции виртуальной встречи, такие как отключение звука и запись, чтобы продвигать встречу и держать всех сосредоточенными и заинтересованными.
  • Они недорогие. Вам не нужно тратить огромную часть своего бюджета на организацию проезда и проживания для участников, и им не нужно делать и оплачивать их самостоятельно.
  • Они экономят время. Большинство посетителей оценят, сколько времени они сэкономят, посетив собрание виртуально. Им больше не нужно брать три выходных на работе, чтобы поехать в другой филиал или компанию в другой стране, и им не придется тратить часы на поездки между городами, чтобы попасть на собрания.
  • Они экономят место. Не во всех компаниях есть большой конференц-зал, и у многих нет бюджета, чтобы забронировать подходящее место для большой встречи. Но это довольно неприятно, когда вы втискиваете клиентов и потенциальных клиентов в слишком маленькое пространство; вряд ли это произведет на них впечатление. Виртуальная встреча устраняет эту проблему.
  • Они предлагают больше возможностей для общения. Не каждый потенциальный клиент может путешествовать по стране или миру, чтобы попасть на вашу встречу. Отправляя приглашения на виртуальную встречу, у вас есть возможность наладить сети и отношения с большим количеством людей и предприятий.

Итак, как обеспечить успех вашей виртуальной встречи?

plan

1. Спланируйте повестку дня

Очень важно тщательно спланировать встречу. У каждого участника должна быть копия окончательной повестки дня, чтобы у них было время подготовиться. Чтобы их внимание не отвлекалось во время встречи, разбейте содержание на короткие части и составьте подробные мини-повестки дня для каждого сегмента. Вы можете открыть виртуальную площадку для вопросов и неформального обсуждения или общего участия посетителей между сегментами, чтобы поддерживать всех энергичными и заинтересованными. Необязательно полностью придерживаться повестки дня, но используйте ее как ориентир, чтобы добиться как можно большего во время встречи.

gadgets

2. Эффективно используйте технологии

Если вы проводите виртуальную встречу, вы должны хорошо разбираться в технологии, которую используете. Во-первых, доставьте всех в нужное время и в нужном месте с нужной документацией, отправив подробные электронные письма со всеми документами, повестками дня и инструкциями по присоединению, которые нужны вашим гостям. Убедитесь, что ваше интернет-соединение стабильно. В случае сомнений используйте проводное соединение, а не беспроводное, так как оно более надежно и, как правило, быстрее.

Независимо от того, используете ли вы программу для обмена слайдами, демонстрацию экрана, обмен мгновенными сообщениями или просто аудиоконференцию, вам нужно потренироваться, прежде чем начинать. Ознакомьтесь со всеми технологиями, программным обеспечением и программами, которые вы будете использовать для проведения встречи. Изучите все элементы платформы, изучите их возможности и особенности, чтобы не было неприятных и трудоемких сюрпризов или ляпов в день встречи.

3. Подготовьте участников

Очень многие люди привыкли просто появляться в назначенное время и уделять собранию половину своего внимания. Но если вы привлечете их к себе до того, как они присоединятся к вашей виртуальной встрече, у вас будут внимательные посетители. Когда вы рассылаете свои повестки дня, попросите участников прислать вам по электронной почте любые вопросы, на которые они особенно хотят получить ответы, все, что они хотели бы добавить в повестку дня, и любые комментарии, которые у них могут быть. Как вариант, попросите их подготовить набор вопросов или утверждение, которое будет прочитано, на котором будет дан ответ или обсудить на мероприятии.

focus

4. Держите их сосредоточенными

Помимо разделения встречи на управляемые куски, вам понадобится еще несколько уловок в рукаве, чтобы люди не спали, были сосредоточены и внимательны. Планируя мероприятие, старайтесь проводить какие-то интерактивные занятия примерно каждые 10-15 минут. Если они продержатся дольше, не меняя темпа, посетители начнут терять фокус.

Если слишком много людей разговаривают одновременно, это также может сильно отвлекать. Многие программы видеовстреч позволяют отключать звук для участников. Вы можете использовать эту функцию по мере необходимости, чтобы собрание продолжалось. Один из возможных вариантов - проводить открытое обсуждение в начале и в конце каждой встречи. Во время основного сегмента при необходимости используйте кнопку отключения звука. Вы также можете отключить функции чата, если они отвлекают во время встречи.

5. Создайте безопасную среду

Ваши участники должны доверять вам и друг другу. Вы хотите создать гостеприимную среду, в которой участники будут чувствовать, что они могут попросить о помощи, сообщить о своих проблемах, поговорить и сотрудничать друг с другом. Вы можете поощрять и развивать виртуальные отношения, устанавливая занятия в небольших группах, которые побуждают людей взаимодействовать друг с другом. Это особенно полезно, если вы создаете постоянную виртуальную команду, которой нужно будет регулярно встречаться и общаться.

Обеспечьте безопасность собраний с помощью таких функций, как защита паролем. Попросите участников не делиться ссылками на встречи или паролями. В целях прозрачности вы можете использовать функцию записи и поделиться файлом встречи со всеми присутствующими.

LASĂ-NE UN COMENTARIU